Погоджено                                                                   Затверджено

Протокол засідання                                            Розпорядження голови

експертно- перевірної комісії                            районної державної адміністрації

Державного архіву Одеської області                від  19 лютого 2018 року

29 березня 2018 року № 3                                  № 89/А-2018

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про архівний відділ  Лиманської районної державної адміністрації

Одеської області

 

                                                     І. Загальні положення

 

  1. Архівний відділ  Лиманської районної державної адміністрації  Одеської області (далі відділ) є структурним підрозділом Лиманської районної державної адміністрації, що утворюється головою районної державної адміністрації і підзвітний і підпорядкований голові районної державної адміністрації та відповідно Державному архіву області.

 

  1. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України,  розпорядженнями районної державної адміністрації, рішеннями  районної ради, наказами директора  Державного архіву області, а також Положенням про відділ.

 

                                              ІІ. Основні завдання відділу

 

           1.      Основними завданнями  відділу є:

 

1.1.          Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства,            здійснення управління архівною справою і діловодством на території

            району;

 

1.2.         Координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ  та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

 

1.3.         Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що  в них містяться;

 

1.4.         Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання  законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

 

 

1.5.         Виявлення та включення до джерел комплектування підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності майна, в діяльності яких не створюються документами Національного архівного фонду;

 

1.6.         Науково – технічне опрацювання та описування документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Державної архівної служби України

 

                    ІІІ. Функції відділу:

 

    1.      Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

 

 1.1.  Складає і за погодженням з Державним архівом області подає на   затвердження до районної державної адміністрації плани розвитку архівної справи в районі та забезпечує їх виконання;

 

          1.2.    Забезпечує зберігання, облік та охорону:

             -      документів Національного архівного фонду, переданих відділу              

                    органами державної влади, підприємствами, установами та  

                    організаціями незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, 

                    які діють (діяли) на території району;

             -      документів особового походження;

    -      фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для    

           вивчення історії району;

             -      друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються 

                    для довідково - інформаційної роботи;

             -     облікових документів та апарату до них;

 

1.2.          Організує роботу  пов’язану з віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

 

1.3.           Готує матеріали  для проведення  Державним архівом області реєстрації документів Національного архівного фонду, які зберігаються на території району;

1.4.           Інформує Державний архів області про  виявлення архівних документів, що не мають власника, або власник невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

 

1.5.           Подає районній державній адміністрації пропозиції щодо складу органів державної влади, підприємств, установ та організацій району, документи яких надходять на державне зберігання;

1.6.          Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підставах, в установах та організаціях незалежно від форм власності. Надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберіганні документів;

1.7.          Надає консультаційно – методичну допомогу в організаціях діяльності установи  для  централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду;

 

1.8.           Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву області;

 

1.9.          Надає послуги  підприємствам, установам та організаціям з упорядкуванням документів та використання відомостей, що містяться  в них;

 

1.10.        Передає Державному архіву області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

 

1.11.        Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

 

1.12.        Видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб;

 

1.13.        Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

1.14.        Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

 

                         ІV. Права відділу:

 

         1.        Відділ має право:

 

1.1.         Одержувати в установленому порядку від  інших підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для  виконання покладених на нього завдань;

 

1.2.         Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 “ Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами ” розроблювати та подавати на затвердження і державну реєстрацію  в установленому порядку ціни і тарифи на послуги щодо науково – технічного опрацювання, забезпечення збереженості документів та відомостей, що містяться в них з урахуванням “ Порядку ціноутворення на роботи  /послуги/, що виконуються  державними архівними установами ”, затвердженого наказом Держкомархіву від 24 січня 2001 року № 6 і зареєстрованого Міністерством Юстиції України 27 лютого 2001 року № 179 – 5370;

1.3.         Вимагати від власників документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством, подання цих документів для проведення експертизи їх цінності;

 

1.4.         Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість права власника на ці документи;

 

1.5.          Порушувати в порядку встановленому законодавством,  питання про притягнення до відповідальності працівників архівних підрозділів, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних  власникові Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

 

1.6.         Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних підрозділів підприємств та установ й організацій, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо державної реєстрації цих документів;

 

 

1.7.         Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

 

  1. Відділ  у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з     іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого  самоврядування, а також з підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

 

  1. Працівники відділу мають право для виконання покладених на них службових обов’язків відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державної влади, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів за  винятком тих, що із законодавством спеціально охороняються.

 

                                          V. Керівництво відділу:

 

         1.       Відділ очолює начальник,  який призначається на посаду і звільняється з   посади головою районної державної адміністрації за погодженням відповідно з директором Державного архіву області.

 

  1. Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

 

            3.    Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює  експертну   комісію. Склад експертної комісії і положення про неї затверджує начальник відділу відповідно до типового положення, затвердженого архівною службою  України.

 

                                           УІ. Матеріально-технічна база відділу:

 

        1.  Відділ утримується за рахунок коштів державного бюджету.  Граничну   чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний   розпис відділу затверджує голова районної державної адміністрації.

 

  1.  Для засвідчення архівних документів, що посвідчують оригінали документів  з архівних фондів, підпис посадової особи (начальника архівного відділу)  скріплюється печаткою з відбитком тексту «Архівний відділ Лиманської районної державної адміністрації Одеської області».